UNI/PdR 106:2021 per wedding planner • Le linee guida alle misure per il contenimento del rischio di contagio da COVID-19 e sue varianti nello svolgimento di matrimoni

Dopo mesi di restrizioni, rinvii e incertezze i wedding planner e gli aspiranti sposi possono tirare un sospiro di sollievo: questo matrimonio s’ha (finalmente) da fare. Seppure con qualche accorgimento dettato dalle nuove regole imposte dalla pandemia Covid19, tra cui le linee guida identificate nella UNI/PdR 106:2021.

Il documento illustra una serie di raccomandazioni e suggerimenti studiati per contribuire a ridurre il rischio di contagio da agenti virali – in particolare il COVID-19 e sue varianti –  nell’organizzazione e nello svolgimento dei matrimoni, tenendo presenti le specificità dei vari ambienti utilizzati e le dimensioni medie delle organizzazioni coinvolte normalmente applicabili.

Gli how-to sono indirizzati non solo ai wedding planner ma anche ai destination wedding planner, ovvero quei professionisti che prestano i propri servizi per l’organizzazione e realizzazione della cerimonia / ricevimento per clienti che si sposano in una località diversa da quella di residenza (UE ed extra UE) o in un Paese diverso da quello d’origine.

Cosa deve fare un wedding planner al tempo del Covid?

Le responsabilità correlate all’evento organizzato ricadono per legge sul cliente, in qualità di promotore dell’evento. Responsabilità che, in tempo di Covid19, possono farsi particolarmente pressanti. Per questo motivo si rende necessario l’affidamento del rischio – e delle conseguenze derivate da eventuali omissioni e violazioni delle vigenti disposizioni in materia – a figure altamente specializzate come quella del Covid Manager o, in caso di eventi di maggiori dimensioni, di un’intera Covid Unit.

Covid Unit e Covid Manager operano con specifica delega da parte dei clienti e dei vari fornitori/professionisti impiegati, intendendosi con ciò che le direttive impartite da dette figure sono vincolanti per tutti i soggetti presenti nelle varie fasi di erogazione del servizio, nonché per i loro ospiti, dipendenti, collaboratori, accompagnatori e/o terzi in genere.

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La Covid Unit è costituita preferibilmente dalle seguenti figure:

  • Wedding planner/destination wedding planner in qualità di Covid Manager con funzione di coordinamento dell’unità stessa;
  • Medico competente ai sensi del D.Lgs. 81/08;
  • Responsabile della struttura ricettiva dell’evento principale;
  • Responsabile dei servizi alberghieri (nei casi di destination wedding planning);
  • Responsabile dei servizi logistici (nei casi di destination wedding planning).

Nel caso di designazione del solo Covid Manager, questo è ricoperto dal wedding planner o dal destination wedding planner e ciò in ragione della centralità di dette figure professionali sulle quali ricadono le funzioni di coordinamento e di regia dei vari servizi erogati.

Il (destination) wedding planner può delegare una o più delle suddette funzioni ad un suo incaricato a condizione che questi sia in possesso della sua medesima formazione.

Covid Manager e Covid Unit: cosa fare per organizzare un matrimonio?

Far rispettare le legislazioni nazionali, regionali e locali non è sufficiente: è necessario raccogliere evidenze formali e documentazione a supporto dell’attività svolta e della corretta applicazione della presente prassi di riferimento.

Valutazione del rischio

La Covid Unit, se costituita, o il Covid Manager effettuano una preventiva valutazione del rischio servendosi si una matrice di rischio precisa – in allegato, un esempio concreto – che tiene conto di esposizione, ovvero la probabilità di venire in contatto con fonti di contagio, e prossimità, le caratteristiche intrinseche di svolgimento del lavoro che non permettono un sufficiente distanziamento sociale. È necessario provvedere valutazioni separate per ogni momento dell’evento e, soprattutto, per ogni eventuale variante dello stesso (ex: condizioni meteo avverse che rendano necessario lo spostamento della cerimonia in un luogo chiuso)

Piano di sicurezza

Il piano di sicurezza deve agire su due livelli: prevedere per ognuna delle fasi dell’evento una serie di procedure ordinarie sulle modalità di erogazione dei singoli servizi da parte degli operatori (e sulle modalità di utilizzo degli stessi da parte degli utenti) e tenere in conto un protocollo di procedure straordinarie per la gestione dell’emergenza (ex: gestione di casi sospetti e/o confermati di COVID-19 e sue varianti o di altre malattie infettive).

La corretta valutazione dei rischi, redazione ed attuazione in tutte le fasi del piano di sicurezza predisposto in ottemperanza a quanto è stabilito dalle autorità sanitarie regionali e nazionali a cui le linee guida UNI/PdR fanno riferimento costituisce causa di esonero per il cliente e per tutti gli operatori coinvolti da ogni responsabilità derivante dal verificarsi di eventuali casi positivi all’interno di una o più strutture.

Registrazione operatori e utenti

Si raccomanda di registrare i dati dei singoli partecipanti prima dell’inizio del matrimonio per evitare assembramenti. A sposi, testimoni ed ospiti sono richiesti nome e cognome; recapito telefonico; email e altri dati richiesti dalle disposizioni di legge applicabili. Diverso è il discorso per gli operatori, a cui è necessario richiedere maggiori informazioni: per loro è necessario specificare la tipologia di prestazione effettuata – fornitore, collaboratore ecc. – ma anche l’indirizzo di residenza o domicilio, estremi del documento di identità, recapito cellulare ed email, eventuali altri elementi rilevanti.

Accesso sicuro alle strutture

L’accesso alle strutture è consentito previa registrazione ed esibizione del Green Pass, è obbligatorio indossare la mascherina. Il wedding planner è tenuto a facilitare il distanziamento interpersonale di almeno 1 metro tra i partecipanti non appartenenti allo stesso nucleo familiare. Sì a gel igienizzanti per le mani e mascherine di riserva da fornire in caso di bisogno. Ove possibile, meglio utilizzare accorgimenti fisici di separazione come barriere in vetro e plexiglass per la protezione del personale e degli utenti. È auspicabile che il wedding planner adotti una cartellonistica informativa ben visibile che comunichi le misure di sicurezza adottate dall’organizzazione, per le location più ampie è consigliato utilizzare segnaletica a terra e/o paletti di delimitazione che aiutino a mantenere l’adeguato distanziamento sociale.

Il certificato verde è obbligatorio sia per gli invitati che per gli stessi sposi, esclusi solo i bambini fino ai 6 anni e lo staff organizzativo, dai parrucchieri ai camerieri, che dovranno però misurare la temperatura corporea e indossare la mascherina sia all’interno che all’esterno dei locali

La pulizia dei locali

le mascherine e gli altri dispositivi di protezione monouso utilizzati, devono essere smaltiti correttamente negli appositi contenitori messi a disposizione dal wedding planner. I dispositivi non monouso devono essere conservati solo dopo un’accurata disinfezione. Anche gli essere accuratamente puliti e areati, sia durante che al termine della cerimonia.

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