Negli ultimi anni il whistleblowing ha smesso di essere considerato un semplice adempimento previsto dal D.Lgs. 24/2023. Le recenti Linee Guida ANAC e il Vademecum Assonime evidenziano come il sistema di segnalazione rappresenti oggi un vero presidio strutturale di integrità aziendale, capace di rafforzare la governance, prevenire i rischi e consolidare la cultura della legalità.
L'introduzione di un sistema efficace non tutela soltanto il segnalante, ma consente all'organizzazione di intercettare tempestivamente criticità che potrebbero compromettere il proprio patrimonio reputazionale, economico e organizzativo.
Un unico canale per rafforzare il Modello 231
Uno degli aspetti più rilevanti evidenziati da Assonime riguarda il coordinamento tra whistleblowing e Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001.
Le Linee Guida ANAC raccomandano infatti l'adozione di un unico canale di segnalazione, capace di ricevere sia le segnalazioni whistleblowing sia quelle relative alle violazioni del Modello 231 e del Codice Etico, evitando duplicazioni, confusione organizzativa e differenti procedure di gestione.
Questa integrazione assume un valore strategico anche sotto il profilo della responsabilità amministrativa dell'ente.
Perché il Modello 231 possa mantenere la propria efficacia esimente, infatti, il sistema whistleblowing deve essere realmente funzionante, aggiornato e coerente con la normativa. Non basta predisporre un canale di segnalazione: occorre integrarlo nei processi aziendali, aggiornare il sistema disciplinare, prevedere il divieto di ritorsione e garantire procedure chiare per la gestione delle segnalazioni. Anche le violazioni del Codice Etico possono incidere sull'efficacia del Modello e devono quindi essere trattate attraverso il medesimo sistema di gestione.
Le nuove indicazioni attribuiscono inoltre all'organo di indirizzo un ruolo di supervisione generale, attraverso una reportistica aggregata che consenta di monitorare il corretto funzionamento del sistema senza interferire nella gestione delle singole segnalazioni.
Un sistema efficace parte dall'indipendenza del gestore
La qualità del sistema di whistleblowing dipende anche da chi lo gestisce.
Le Linee Guida richiedono che il gestore operi in condizioni di autonomia, imparzialità e indipendenza, possieda competenze specifiche sulla normativa whistleblowing, sulla protezione dei dati personali e conosca adeguatamente il contesto organizzativo dell'impresa.
Altrettanto importante è la gestione preventiva dei possibili conflitti di interesse.
Per questo il MOG 231 dovrebbe disciplinare fin dall'origine:
- le situazioni di conflitto;
- i casi di astensione del gestore;
- la nomina preventiva di uno o più sostituti;
- le modalità di gestione delle assenze prolungate.
Predisporre queste regole significa garantire continuità, imparzialità e credibilità all'intero processo di segnalazione.
Accessibilità, tutela del segnalante e sicurezza dei dati
Un sistema whistleblowing efficace deve essere prima di tutto accessibile.
Il D.Lgs. 24/2023 impone infatti che il segnalante possa scegliere liberamente se effettuare la segnalazione:
- in forma scritta;
- in forma orale.
Le modalità orali possono comprendere linee telefoniche dedicate, sistemi di messaggistica vocale oppure incontri diretti richiesti dal segnalante, sempre garantendo riservatezza e tracciabilità del procedimento.
Per il canale scritto, ANAC esprime una chiara preferenza verso piattaforme informatiche dedicate, considerate lo strumento più efficace per garantire sicurezza, protezione dei dati personali e riservatezza dell'identità del segnalante.
L'adozione di queste piattaforme richiede però anche una corretta due diligence sul fornitore, una verifica delle misure di sicurezza implementate e la valutazione degli impatti privacy (DPIA), affinché l'intero sistema sia conforme al GDPR.
Le nuove Linee Guida sottolineano inoltre l'importanza di coinvolgere preventivamente le organizzazioni sindacali nell'adozione della procedura: un passaggio che ha natura informativa ma che rappresenta un requisito necessario per la conformità del sistema.
Un sistema da comunicare anche all'esterno
Il whistleblowing non riguarda esclusivamente le persone che lavorano all'interno dell'organizzazione.
Le procedure devono essere facilmente accessibili anche a consulenti, collaboratori, fornitori e partner commerciali, attraverso la pubblicazione sul sito aziendale e specifiche comunicazioni dedicate.
Per i gruppi societari con meno di 250 dipendenti, inoltre, la normativa consente di condividere il canale di segnalazione tra più società, mantenendo comunque autonomia nella gestione delle singole segnalazioni. Per gruppi di dimensioni maggiori resta invece possibile esternalizzare la gestione del sistema, mantenendo in capo all'ente la responsabilità del corretto funzionamento del presidio.
Un sistema whistleblowing efficace rafforza l'intera organizzazione
Oggi il whistleblowing rappresenta molto più di un obbligo previsto dal D.Lgs. 24/2023.
È uno strumento che contribuisce a rafforzare la cultura della legalità, l'efficacia del Modello 231, la trasparenza organizzativa e la fiducia di lavoratori e stakeholder. Quando progettato correttamente, diventa un elemento concreto di buona governance e di prevenzione dei rischi.
In UOMOeAMBIENTE accompagniamo le organizzazioni nella progettazione, implementazione e aggiornamento dei sistemi di whistleblowing, integrandoli con il Modello 231, la governance aziendale e gli obblighi in materia di protezione dei dati personali.
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